Пандемия в корне изменила принципы, по которым люди тратят деньги. В этой ситуации организации по всему миру столкнулись с необходимостью пересмотреть свои сервисы, а также сократить затраты во всех областях. По данным Gartner, в 2020 году расходы на ИТ сокращаются во всех категориях бизнеса и регионах. Компания назвала 10 способов, как управлять затратами на ИТ в кризис и при этом не повредить развитию компании в долгосрочной перспективе.
«Трудные времена требуют непростых решений. Но даже в организациях, которые борются за выживание, ИТ-директорам необходимо подходить к сокращению расходов наименее опасным способом, чтобы обеспечить рост компании в среднесрочной и долгосрочной перспективе. Это поможет им быстрее восстановиться в 2021 году и далее», ― рассказал старший директор по исследованиям Gartner Крис Ганли.
Эксперт подчёркивает, что компаниям необходимо придерживаться стратегического подхода к оптимизации затрат. Такие действия предполагают не просто сокращение издержек, а «непрерывную дисциплину управления расходами при максимальном увеличении стоимости бизнеса», указывает Ганли.
Gartner дала компаниям, которые столкнулись с необходимостью быстро сократить бюджет на ИТ, 10 советов:
1. Пересмотрите краткосрочные расходы. Исключите, сократите или приостановите статьи расходов, которые рассчитаны на несколько недель, месяцев, но не лет. В качестве примера Gartner приводит услуги, которые компания оплачивает ежемесячно или ежеквартально по принципу «оплата по мере использования», а не ежегодно.
2. Сократите, но не замораживайте. Сфокусируйтесь на тех расходах, которые можно частично или полностью сократить навсегда, а не заморозить на время.
3. Деньги ― прежде всего. В первую очередь сокращайте расходы, от которых напрямую зависят ваши финансовые результаты, а не неденежные статьи расходов, вроде износа и амортизации.
4. Планируйте сократить расходы за один раз. Многие компании не режут косты достаточно глубоко с первого раза и им приходится снова и снова проходить этот процесс. Чаще всего так бывает с сокращением персонала и очень пагубно сказывается на компании.
5. Проведите ревизию своих счетов. У вас должно быть абсолютно четкое представление о том, какие расходы у вас есть на данный момент, какие начисления вы получаете, где вы работаете по предоплате и т.д. Ревизия позволит определить оптимальные статьи, сокращение которых быстро окажет влияние на общую ситуацию.
6. Проведите ревизию заключенных контрактов. Посмотрите, какие контракты можно расторгнуть, а какие — перезаключить на более выгодных условиях.
7. Примените целостный подход. Сократить операционные расходы обычно бывает проще, но можно также сократить капитальные расходы. По данным Gartner, 25% среднего бюджета на ИТ приходится на капитальные расходы. Соберите данные по всем расходам на ИТ.
8. Помните, что невозвратные расходы не имеют значения. Анализируйте ваши будущие расходы без оглядки на прошлые.
9. Учитывайте как дискреционные, так и недискреционные расходы. Дискреционные расходы, например, на запуск новых проектов, услуг или другие новые возможности, считаются более легким способом сократить издержки. Однако в Gartner отмечают, что недискреционные расходы тоже можно сократить за счет снижения уровня использования или обслуживания инфраструктуры.
10. Учитывайте как переменные, так и фиксированные расходы. От фиксированных расходов ― например, на аренду, ФОТ, — по возможности лучше избавиться полностью. Переменные расходы — например, на связь, подрядчиков, расходные материалы, — можно как сокращать, так и полностью урезать.
